Tirer le meilleur d’Office 365

Microsoft est devenu un acteur majeur de l’externalisation des systèmes d’information grâce à sa plateforme Office 365. Mais l’offre est vaste et peut paraître complexe pour les décideurs. VeryFrog vous propose de découvrir les composantes principales d’Office 365 et comment les articuler entre elles pour vous propulser votre entreprise.

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Vos Outils Habituels: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Skype, …

En choisissant Office 365, vous avez bien évidemment accès aux logiciels phare de Microsoft : Word, Excel, Powerpoint, ….. Ces derniers sont alors disponibles en version « Bureau » mais aussi en version Web. Cela est pratique si vous devez travaillez dans un environnement Unix. La grande force d’adhérer à Office 365 est de bénéficier d’une gestion des licences beaucoup plus simple. En effet, vous affectez des licences par utilisateur. Vous pouvez aussi les désaffecter en un clic (en cas de départ du collaborateur par exemple). De plus, une licence Office 365 vous donne le droit à 5 installations de ces logiciels. Vous pouvez donc travailler sereinement sur plusieurs équipements à la fois.

Le cœur d’Office 365: Sharepoint

Au centre de la suite Microsoft 365 se trouve Sharepoint. Ce dernier va être le moyen de stockage de tous vos documents au sein de ce cloud. Sharepoint fonctionne via la notion de site. Ce sont des silos permettant de cloisonner et catégoriser vos données. Sharepoint est idéal pour héberger vos contenus statiques et pour les publier, à la manière d’un intranet. Classiquement, on pourra créer un site Sharepoint pour les Ressources Humaines, avec les feuilles de temps, de demande de congés ou encore le règlement intérieur de l’entreprise. Sharepoint n’est pas l’outil idéal en revanche pour se partager de la données de manière dynamique. De plus, il souffre d’une mauvaise image du fait de son passé un peu chaotique. C’est pourquoi, on va préférer travailler à travers Teams plutôt que directement avec Sharepoint.


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Votre point d’entrée dans Office 365: Teams

Teams va être votre logiciel de collaboration. Ce dernier se présente sous la forme d’un chat, un peu comme Slack, mais il va bien au-delà. Teams vous permet de définir des équipes. Cette définition sera propre à votre entreprise : une équipe pourra correspondre à un projet, à un département, voire même à un client. Vous seul pouvez définir la granularité d’une équipe. Pour vous aider à trancher, intéressons-nous plus en profondeur à Teams.

Lorsque vous créez une équipe, celle-ci se voit automatiquement doté de différents composants:

  • Un chat : Ce dernier permettra de communiquer au sein de votre équipe. Il permet aussi de faire de la visioconférence. Cela peut d’ailleurs paraître redondant avec Skype. Notre conseil: utiliser la visioconférence de Teams uniquement pour l’interne et le collaboratif. Utilisez Skype pour les communication personnelles et externes.

  • Un espace de stockage: Cet espace permettra de déposer tous les documents liés à l’équipe. Vous l’aurez deviné, il s’agit en réalité d’un site Sharepoint. Vous pouvez organiser vos documents en créant des répertoires, comme sur un système de fichiers classique.

  • Une Gestion de Projet : Chaque équipe se verra affecter un outillage de gestion de projet, basé sur Planner. Nous le détaillons dans la section suivante

Chaque équipe peut ajouter dans son espace dédié d’autres composantes optionnelles. Citons par exemple, un accès direct à un document important (Word, Excel, PowerPoint,…) ou des rapports PowerBI. Ces documents d’équipe sont également accessible via OneDrive. Cet utilitaire permet d’avoir un accès déconnecté aux fichiers d’équipe et donc de pouvoir travailler sans connexion Internet, à l’image de Dropbox.

Suivez vos projets avec Planner et ToDo

Chaque équipe crée via Teams dans Office 365 se voit donc affecter des outils de gestion de projets. L’élément central de cette gestion de projet est Planner. Ce dernier se présente sous la forme de listes – dont le nombre et le sens seront propres à chaque équipe – dans lesquelles vous créerez des cartes. Ces cartes représenteront usuellement les tâches à effectuer pour mener à bien le projet. Vous l’aurez compris, Planner est très orienté méthodologie Kanban, et ressemble énormément à Trello.

Chaque carte de Planner peut (doit ?) se voir affectée un utilisateur pour sa bonne réalisation. Dès lors, la carte se transforme en tâche dans le programme ToDo. Ce dernier est simplement une Todo-list, comme le célèbre Todoist. Quelle différence entre Planner et ToDo ? En fait, Planner va être lié à une équipe Teams, alors que ToDo va être propre à chaque utilisateur. Ainsi, ToDo va aggréger toutes les cartes affectées par les différents Planner d’équipes à un même utilisateur Office 365, présent dans chacune de ces équipes.

Pour unifier la vue Planner et la vue ToDo, il faut simplement utiliser Outlook. En effet, les cartes Planner ont une notion de dates (début et fin) et donc fournissent un planning de projet. Ce dernier peut alors être affiché dans les calendriers Outlook. De même, les tâches ToDo vont apparaître, et même prendre la place dans Office 365, dans les tâches Outlook. Outlook va donc devenir votre outil personnel de suivi de projet dans Office 365.

Recherchez vos documents dans Office 365 avec Delve

Il y a fort à parier que vous allez créer un certain nombre d’équipe dans Teams. Pour les décideurs, les managers ou encore les collaborateurs transverses, il est intéressant de pouvoir rechercher des documents dans l’ensemble des équipes – du moins celles accessible par les utilisateurs en question. A cet effet, Office 365 fournit l’outil Delve. Ce dernier va utiliser de l’Intelligence Artificielle et la technologie Microsoft Graph pour vous présenter du contenu pertinent et indexer toutes les données de la plateforme.

Grâce à Delve, vous pourrez rechercher les documents sur lesquels a travaillé un collaborateur en particulier. Vous pourrez retrouver tous les documents afférents à un client ou présentant certains mots clés. Pour tirer tous les bénéfices de Delve, nous vous conseillons de formaliser l’usage de mots clés. Par exemple, vous pouvez instaurer une section « Mots Clés » au début de chacun de vos document pour faciliter la recherche et l’indexation par Delve.

Passez à la vitesse supérieure avec les « 3 Power »

En utilisant les outils précédents, vous mettez votre entreprises sur de bons rails pour utiliser efficacement Office 365. Mais vous pouvez aller encore plus loins grâce aux « 3 Power » : PowerApps, PowerAutomate et PowerBI.

PowerApps est un outil permettant de créer des applications pour Office 365, de manière similaire à ce qu’on pouvait faire avec VBA et le suite Office classique. Ainsi, vous pourrez créer des formulaires extrêmement puissants qui pourront être accessible directement depuis l’espace de votre équipe. Il vous faudra cependant faire un peu de programmation. Mais si vous avez déjà été confronté aux macros et à VBA, vous ne serez pas perdu !

PowerAutomate (Ex-Flow) est un utilitaire qui permet de relier des événements entre eux. C’est le pendant de Zapier ou IFTT. Il va vous permettre de relier entre elles toutes vos application Office 365, mais aussi de les connecter à des applications externes. Par exemple, vous pouvez créer une automation qui récupère les tweets du gouvernement avec le hashtag #COVID19 pour en faire un message dans le chat d’une équipe Teams. PowerAutomate va donc ajouter encore plus d’intégration dans Office 365.

Enfin, PowerBI vous permettra de créer des rapports en allant chercher des métriques dans vos applications et vos documents, notamment Excel. Grâce à lui, vous pourrez créer des tableaux de bords basé sur les analytiques d’Office 365 mais aussi sur des données externes à votre organisation. Il joue dans la même court que Tableau ou Business Object, et sera votre meilleur allié dans le suivi de vos KPI.

La « Big Picture »

Nous venons de voir les principales composantes d’Office 365 et comment elles peuvent s’articuler entre elles pour vous fournir un outil incroyablement efficace et intégré. Voici un schéma résumant tout celà :

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On le voit, quand toutes les application Office 365 travaillent ensemble, la plateforme Microsoft 365 devient un outil de productivité et de collaboration phénoménal. Sachez également qu’il existe plein d’autres applications que nous n’avons pas présentées ici : Booking pour permettre à vos clients de caler directement des rendez-vous avec vous, Yammer pour fournir une sorte de Facebook interne à votre entreprise, … . Microsoft ajoute régulièrement des applications mais ils en suppriment aussi ! Attention donc si vous choisissez de basculez sur ce cloud : vous devenez pieds et poings liés envers Microsoft, qui peut décider de mettre fin à des outils que vous utiliserez. De plus, si Microsoft subit des pannes (comme ce fut le cas en début de confinement suite au COVID19), vous ne pourrez plus travailler.

C’est donc un choix à bien réfléchir. N’hésitez donc pas à nous contacter pour vous accompagner à la fois dans votre réflexion, mais aussi dans la mise en oeuvre d’Office 365 dans votre entreprise.

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