Comment réussir son audit informatique

L’audit informatique est un outil indispensable pour comprendre une entreprise, ses besoins, ses challenges et mettre en place un système d’information (SI) adapté. VeryFrog vous donne les clés pour mener à bien un audit informatique et commencer la transformation numérique de votre entreprise.

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Questionnaires et Entretiens

La manière la plus simple de recueillir les attentes d’un entreprise est de poser des questions à ses employés. On distinguera 2 façons d’interroger les collaborateurs.

Les questionnaires généraux

Cette phase de l’audit informatique consiste simplement à demander à tous les employés de noter sur une échelle de 1 à 5 le système d’information et le service informatique. Pour cela, on isolera 5 grandes sections:

  1. Support : Temps de réaction ? Compréhension des problèmes ?

  2. Outils et Logiciels : Sont-ils adaptés ? Puis-je travailler à distance ?

  3. Formation : Suis-je bien formé aux outils ? Est-ce suffisant ?

  4. Implication : le département informatique comprend-il mes besoins métiers ?

  5. Perception : Mes remarques sont-elles prises en compte ? Les services IT sont-ils focalisés sur les utilisateurs ?

Ce questionnaire doit être simple à remplir. Utilisez des outils gratuits tels que Google Forms ou Typeform pour réaliser cette enquête.

Les entretiens individuels

Organisez des entretiens individuels avec des personnes bien ciblées. Parmi celles-ci, on privilégiera:

  • Le direction : qui d’autre pourra vous aiguiller sur la stratégie de l’entreprise

  • Les responsables de service : ils fourniront les besoins et challenges de leur département

  • Les employés ayant un contact direct avec les clients : Ces personnes apporteront la perception extérieure de la société

  • Les employés récents: Leurs nouvelles perspectives de l’entreprise seront intéressantes a prendre en compte.

Durant les entretiens avec ces personnes, il faudra aborder 3 thématiques:

  1. Responsabilités et environnement de travail : quel est le cadre de travail de la personne ? Quels sont les SWOT de son service ?

  2. Perception de l’entreprise comme un tout: quel sa compréhension de la stratégie de l’entreprise ? Quels sont les SWOT de la société ?

  3. Perception du système d’information et de son équipe : L’informatique est-elle adaptée ? Qu’est ce qui fonctionne bien ? Quelles améliorations apporter ?

Avec ces 2 recueils des besoins, votre audit informatique possédera une base solide pour dessiner un nouveau système d’information pertinent.


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Cartographie des process

Cette phase de l’audit informatique est trop souvent négligée. Pourtant, comment optimiser les process si on ne dispose pas d’une cartographie de ces derniers ?

Certaines entreprises, notamment celles disposant d’un service qualité, disposent déjà d’une telle cartographie. Pour les autres, il faudra intégrer aux entretiens des responsables de services une description de leur process pour pouvoir dessiner la chaîne de production de l’entreprise.

Une fois la liste des process obtenus, vous devez les noter à l’aulne de 4 critères :

  1. Incidence sur les clients

  2. Impact sur la qualité

  3. Incidence sur les coûts de production

  4. Impact sur la vitesse des process

Une fois le scoring effectué, vous pouvez classer les process par ordre d’importance. Dès lors, ce classement vous montrera les process d’entreprise les plus importants, et donc les plus propices à bénéficier du SI.

Audit technique et Organisationnel

Audit Technique

L’étape d’audit technique permet de recenser l’outillage informatique pour le confronter à l’état de l’art. Ce dernier s’organise autour de 6 environnements:

  1. Environnement Applicatif : Quelles sont les applications utilisées par l’entreprise ? Qui les utilise ? Y-a-t-il des interfaces entre elles ?

  2. Environnement des Postes de travail : Combien de PC/Mac ? Quelle est la croissance du parc ? Quels logiciels spécifiques sont installés ?

  3. Environnement Serveurs : Combien y-t-il de serveurs ? Quels sont leurs rôles ? leurs technologies ? leur politique de mise à jour et de renouvellement ?

  4. Environnement Réseaux : Y-a-t-il un diagramme du réseau ? Combien y-a-t-il de terminaisons ? Quel est le débit de inter-liens ?

  5. Environnement Télécoms: Y-a-t-il un PABX ? un IPBX ? Combien de lignes mobiles l’entreprise gère-t-elle ? Qui fournit l’accès Internet ?

  6. Environnement Datacenter : Quels sont les moyens de sécurité physique ? La climatisation est-elle suffisante ? Et le secours électrique ?

Audit Organisationnel

La partie organisationnelle de l’audit s’articule autour d‘entretiens individuels avec le personnel en charge de l’IT. Ces entretiens doivent porter sur le travail du département informatique (périmètre, projets, outils, communication) et son organisation (SWOT, améliorations). Il peut être intéressant d’accompagner ces entretiens avec des questionnaires abordant les chapitres suivants:

  • Outils et Formation : Suis-je formé suffisamment ? Ai-je du temps pour faire de la veille ?

  • Retours : Mon travail est-il apprécié ? Ai-je des opportunités de carrière ?

  • Communication: Suis-je libre d’exprimer mes opinions ? La communication interne est-elle efficiente ?

  • Travail : Ai-je une charge de travail raisonnable ? Mon environnent est-il propice à ma mission ?

  • Le SI dans l’entreprise: Le budget IT est-il suffisant ? les cadres me soutiennent-ils ?

Ces 2 audits vous permettront d’identifier clairement les zones d’ombres du SI et de son organisation pour proposer des solution pertinentes.

Audit Budgétaire

Ce dernier audit est fastidieux mais nécessaire: il permet de juger la dépense informatique de l’entreprise et de la comparer au chiffre d’affaire global. Ainsi vous devez confronter le ratio entre le CA et le budget informatique à l’état de l’art dans la branche d’activité de l’entreprise auditée (par exemple, il est de 3% dans le monde du service aux entreprises). 3 cas peuvent surgir :

  • Le ratio audité est inférieur à la moyenne : Bonne nouvelle ! Vous avez de la marge de manœuvre pour mener la transition.

  • Le ratio est dans la norme : Il faudra veiller à ne pas alourdir le budget. Toute nouveauté devra remplacer un existant en fin d’amortissement.

  • Le ratio est supérieur à la normale : Votre première mission sera de rationaliser les coûts, renégocier les contrats et arrêter les services inutiles.

Cette partie budgétaire doit obligatoirement se faire conjointement avec le département comptable de l’entreprise.

Accompagnement

Nous vous avons décrit ici la trame pour réaliser un audit informatique efficace. Néanmoins, le plus simple est de se faire accompagner un prestataire informatique qualifié. VeryFrog est votre partenaire idéal dans votre transition informatique et nous vous proposons même une journée d’audit gratuite.

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